OEM INTERNATIONAL AB ska följa de regler för informationsgivning som anges i Nasdaq Stockholms Regelverk för emittenter (”Nasdaqs regelverk”), Svensk kod för bolagsstyrning (”Koden”), EU:s marknadsmissbruksförordning ((EU) 596/2014) (”MAR”) samt de lagar, förordningar, föreskrifter och regler i övrigt som gäller för svenska aktiebolag vars aktier upptagits till handel på en reglerad marknad i Sverige. Med ”Nasdaqs regelverk” avses härefter Nasdaqs regelverk i enlighet med senaste på Nasdaq Stockholm AB:s webbplats offentliggjorda version. Med ”Koncernen” avses nedan den koncern i vilken OEM INTERNATIONAL AB är moderbolag.
OEM INTERNATIONAL AB ska upprätthålla goda kontakter med politiker, opinionsbildare och beslutsfattare i organisationer och myndigheter, aktieägare och analytiker, media och andra icke statliga organisationer som representerar allmänhetens intressen.
OEM INTERNATIONAL AB ska förmedla offentlig information internt och externt så att kunskapen om företaget och dess verksamhet samt förtroendet för Koncernen upprätthålls. Mediernas företrädare ska uppfatta oss som tillgängliga, trovärdiga, serviceinriktade och professionella. OEM INTERNATIONAL AB ska se på medierna som en samarbetspartner. Samarbete med medierna bygger på respekt för journalisters yrkesroll och hänsyn ska tas till journalistens situation.
Informationen ska vara korrekt, relevant och välformulerad samt anpassad till aktuell målgrupp, samt ske utan fördröjning. Informationen ska presenteras på ett tydligt och enhetligt sätt. Informationen får inte vara etiskt stridbar.
Informationspolicyn fastställs årligen av styrelsen. CEO är ansvarig för policyn.
Alla anställda har en viktig roll vad gäller informationshantering. Bolagets arbete med offentlig information delas in i extern och intern information.
Bolagets kanaler och verktyg för Koncernens informationshantering;
CEO är ytterst ansvarig för OEM INTERNATIONAL ABs kommunikation med marknad, samhälle och media.
Endast CEO och styrelseordförande eller av CEO utsedd person har befogenhet att uttala sig om alla frågor som rör Bolaget externt och internt. CFO ansvarar för samtliga ekonomiska rapporter, efter godkännande från CEO och styrelse. CFO svarar också på externa frågor av ekonomisk art.
Den officiella talesmannen och IR-kontakt för OEM INTERNATIONAL AB är CEO. Då CEO inte kan nås inträder OEM INTERNATIONAL ABs styrelseordförande eller av CEO utsedd person som talesman. Endast CEO, styrelsens ordförande och CFO kommunicerar med finansmarknaden och media för Koncernens räkning.
Andra medarbetare och befattningshavare inom Koncernen som kontaktas av investerare, aktieägare, analytiker eller media ska, med nedan nämnt undantag, alltid utan vidare kommentarer hänvisa direkt till CEO, som slussar vidare till relevant talesman.
Anställda tillåts tala med media beträffande arbetsrelaterade ämnen inom respektive befattning. Varje medarbetare måste då vara medveten om att han/hon då representerar företaget och att lämnad information ska vara korrekt och i enlighet med andan i denna informationspolicy.
Informationsgivning
Mediarelationer
Vid förfrågan från massmedia ska hänvisning ske till respektive ansvarig enligt ovan. Härvid ska vederbörande om möjligt förvarnas.
OEM INTERNATIONAL AB ska så snart som möjligt offentliggöra information om beslut eller andra händelser och omständigheter som är av insider-natur. Informationen ska vara korrekt, relevant och tydlig och får inte vara vilseledande.
Informationen ska offentliggöras utan dröjsmål och på ett sätt som gör att informationen kan få en god spridning så samtidigt som möjligt till allmänheten och medier genom av Finansinspektionen godkänd informationsdistributör.
Insiderinformation
Nasdaq regelverk anger i vilka situationer och hur information ska offentliggöras. Insiderinformation i OEM INTERNATIONAL ABs verksamhet kan följande vara (i vart och ett av fallen under förutsättning att det är av större betydelse):
Även ett mellanliggande steg i en pågående process kan utgöra insiderinformation om informationen i sig uppfyller övriga kriterier för insiderinformation. När insiderinformation avser ett förlopp som sker i etapper kan således varje etapp i förloppet såväl som förloppet som helhet utgöra insiderinformation. Sådan information kan exempelvis hänföra sig till läget i avtalsförhandlingar.
Återkommande informationstillfällen
Övriga informationstillfällen
Uppskjutet offentliggörande
Bolaget får, på eget ansvar, skjuta upp offentliggörande av insiderinformation förutsatt att följande villkor är uppfyllda;
a) Ett omedelbart offentliggörande skulle sannolikt skada Bolagets legitima intressen
b) Det är inte sannolikt att ett uppskjutet offentliggörande skulle vilseleda allmänheten, och
c) Bolaget kan säkerställa att informationen förblir konfidentiell.
Bolaget får själva på eget ansvar avgöra om dessa förutsättningar är uppfyllda. Det krävs att det finns ett beslut om uppskjutandet, att så kallad loggbok förs och en ansvarig person utses. I logboken dokumenteras:
Om Bolaget inte haft fog för att skjuta upp offentliggörandet kan det medföra sanktioner från såväl handelsplatsen som Finansinspektionen.
När Bolaget offentliggör information som tidigare har skjutits upp ska Bolaget informera Finansinspektionen om uppskjutandet. På begäran från Finansinspektionen ska Bolaget dessutom ge en skriftlig förklaring till hur villkoren ovan uppfyllts.
Hur Bolaget ska informera Finansinspektionen om det uppskjutna offentliggörandet framgår av information på Finansinspektionens webbplats.
I Nasdaqs regelverk anges även situationer då Bolaget är skyldigt att informera börsen inför ett offentliggörande. Loggbok ska då föras, se 5.2. Som exempel gäller detta vid:
Personer som tar del av insiderinformation före offentliggörande är förbjudna att vidarebefordra eller utnyttja denna information för egen räkning.
Anställda inom Koncernen ska följa de interna sekretesskrav som finns upprättade för att förhindra spridning av icke offentliggjord insiderinformation.
Externa konsulter, samarbetspartners och andra som får tillgång till icke offentliggjord insider information ska ingå sekretessåtaganden innan de får ta del av sådan information.
OEM INTERNATIONAL ABs ambition är att upprätthålla frekventa kontakter med analytiker i syfte att få en god extern bevakning av Bolaget som vägledning för aktiemarknaden.
OEM INTERNATIONAL AB får inte, med nedan nämnda undantag, lämna ut insiderinformation till utomstående såsom analytiker. Detta bryter inte bara emot regelverket utan Bolaget riskerar dessutom att sätta analytikern i svår situation med risk att denna gör sig skyldig till brott mot lagen (2016:1307) om straff för marknadsmissbruk på värdepappersmarknaden. Däremot är det tillåtet att i analytikerkontakter lämna icke offentliggjord information om denna inte är insiderinformation.
Information som ej är insiderinformation kan alltså lämnas selektivt. Exempelvis får följande anses tillåtet att:
Om Bolaget mot förmodan lämnar i från sig icke offentliggjord insiderinformation ska den som tar emot den ingå en sekretessförbindelse som bland annat informerar vederbörande om att personen har tillgång till insiderinformation och att personen inte får handla i Bolagets aktier förrän informationen är överspelad eller offentliggjord.
Med insiderinformation menas sådan information som inte är offentlig och som är av sådant slag att den, om den offentliggjordes, skulle kunna påverka kursen på aktier och andra finansiella instrument utgivna av OEM INTERNATIONAL AB.
Personer som har tillgång till insiderinformation:
Att bryta mot ovan är straffbart enligt lagen (2016:1307) om straff för marknadsmissbruk på värdepappersmarknaden.
Anmälan om ändring av innehav för personer i ledande ställning och deras närstående ska ske inom tre (3) dagar, se mer nedan.
Insiderförteckning ska upprättas då händelser inträffar som innebär att personer som arbetar för Bolaget får tillgång till insiderinformation. Förteckningen ska uppdateras löpande och varje uppdatering ska innehålla datum och klockslag. Den ska föras i elektroniskt format baserat på den mall EU-kommissionen tagit fram och sparas minst fem år och på begäran kunna lämnas till Finansinspektionen. Det är först när en person har insiderinformation som det blir aktuellt att föra upp vederbörandes namn på förteckningen. Namnet ska tas bort från förteckningen när informationen blir offentliggjord eller av annan orsak inte längre har betydelse.
Bolaget kan sedan den 3 juli 2016 (enligt reglerna i marknadsmissbruksförordningen) också välja att upprätta en förteckning över ”permanenta insiders”. Uppdateringen av denna är inte på samma sätt händelsestyrd, och Bolaget behöver inte ta upp dessa personer i övriga förteckningar. ”Permanent insider” är en person som förväntas ha tillgång till all insiderinformation i Bolaget. Det kan antingen vara fler eller färre än ”personer i ledande ställning”: Det kan exempelvis vara en utomstående sekreterare (t. ex. en advokat) som alltid är med på styrelsemötena och för protokoll, men inte är ”person i ledande ställning” (dvs. denne behöver inte rapportera handel, underrätta sina närstående etc.).
Bolaget ska se till att alla personer som förekommer på en insiderförteckning skriftligen bekräftar att de är medvetna om de rättsliga skyldigheter detta för med sig och de sanktioner som är tillämpliga vid insiderhandel och olagligt röjande av insiderinformation.
Insiderförteckningar ska föras elektroniskt enligt av EU-kommissionen fastställda mallar.
Definitioner
Personer i ledande ställning och deras närstående ska enligt MAR anmäla ändring i innehav av aktier och andra värdepapper utgivna av Bolaget till Finansinspektionen och Bolaget, se mer nedan.
Som person i ledande ställning räknas styrelseledamöter, CEO, CFO och ledande befattningshavare som har regelbunden tillgång till insiderinformation och befogenhet att fatta beslut på ledningsnivå som påverkar Bolagets framtida utveckling och affärsutsikter. Endast fysiska personer kan vara person i ledande ställning.
Som ”närstående” betraktas maka/make, sambo, barn som står under vårdnad av person i ledande ställning, en släkting som person i ledande ställning har delat samma hushåll med sedan minst ett år samt juridiska personer (i) vilkas ledningsuppgifter utförs av en ”person i ledande ställning” eller någon närstående till denna, (ii) eller vilka kontrolleras direkt eller indirekt av en sådan person, (iii) eller som har upprättats till förmån för en sådan person, (iv) eller vars ekonomiska intressen i huvudsak motsvarar intresset hos en sådan person.
Förteckning över personer i ledande ställning och deras närstående
OEM INTERNATIONAL AB ska upprätta en förteckning över personer i ledande ställning och deras närstående. Observera att detta är en annan förteckning än den insiderförteckning/loggbok som nämns under 5.2.
För att kunna fullgöra denna skyldighet ska Bolaget begära upplysning om vilka personer som ska anses vara närstående till personerna i ledande ställning. I Bolagets förteckning ska personerna vara lätt identifierbara, lämpligen genom namn och personnummer, och skälet till insynsställningen bör framgå, dvs. titel eller roll i Bolaget.
Anmälningsskyldighet för personer i ledande ställning och deras närstående
Personer i ledande ställning och deras närstående ska enligt marknadsmissbruksförordningen anmäla ändring i innehav av aktier och andra värdepapper utgivna av Bolaget till Finansinspektionen och Bolaget. Anmälan ska göras snarast, dock senast inom tre arbetsdagar från transaktionsdagen. Anmälningsskyldigheten gäller även transaktioner som utförs inom ramen för en livförsäkring där försäkringstagaren är en person i ledande ställning eller närstående, investeringsrisken bärs av försäkringstagaren och försäkringstagaren har möjlighet att fatta investeringsbeslut eller utföra transaktioner för försäkringen.
Bolaget ska skriftligen underrätta (se exempel i Bilaga B) samtliga personer i ledande ställning om deras skyldighet, tillse att de skriftligen bekräftar mottagandet av underrättelsen och spara en kopia av bekräftelsen. Personer i ledande ställning ska dessutom skriftligen underrätta (se exempel i Bilaga C) dem närstående personer om deras skyldighet att göra anmälan och ska bevara kopia av underrättelserna.
Vid nyemission behöver inte tilldelning av teckningsrätter anmälas, inte heller omvandling från BTA till ”riktiga” aktier. Däremot ska teckning av aktier samt förvärv eller försäljning av teckningsrätter anmälas. Anmälan ska ske snarast, dock senast inom tre arbetsdagar från det att transaktionen sker.
Anmälan behöver inte göras om det sammanlagda beloppet för den anmälningsskyldiges transaktioner i Bolagets aktier under ett kalenderår understiger EUR 5 000.
Bolagets CEO ansvarar för att insiderinformation i form av pressmeddelanden, delårsrapporter och liknande offentliggörs utan dröjsmål på ett icke diskriminerande sätt till allmänheten. Bolaget får inte kombinera offentliggörande av insiderinformation med marknadsföring av den egna verksamheten, om detta kan bli vilseledande.
För distributionen används en etablerad elektronisk nyhetsdistributör som säkerställer att Finansinspektionen, börsen, media och allmänhet samtidigt kan ta del av offentliggjord information utan dröjsmål. CFO ansvarar för att genomförandet hanteras i enlighet med bestämmelserna.
I de fall Bolagets pressmeddelanden innehåller insiderinformation ska uppgift lämnas om att informationen är sådan som Bolaget är skyldigt att offentliggöra enligt MAR, lagen om värdepappersmarknaden och/eller lagen om handel med finansiella instrument.
Det ska även framgå vad för slags information det är frågan om (till exempel delårsrapport, insiderinformation, information om nyemission, information om ändrat antal aktier eller liknande) och datum och tidpunkt då informationen lämnades för offentliggörande. Vid offentliggörande innehållande insiderinformation ska det även framgå genom vems försorg pressmeddelandet lämnats.
Börsens regler föreskriver att pressmeddelanden även ska innehålla uppgifter om webbplats, kontaktperson och telefonnummer.
Eftersom OEM INTERNATIONAL AB är noterat börsbolag är Bolaget skyldigt att offentliggöra den information om verksamheten som är av betydelse för bedömningen av värdet på värdepapperen. Informationen ska även ges in till FI, där den lagras och finns tillgänglig i FI:s börsinfodatabas.
Pressmeddelanden publiceras på svenska och engelska och distribueras av en etablerad elektronisk nyhetsdistributör som säkerställer att börsen, media och allmänhet och FI samtidigt kan ta del av offentliggjord information utan dröjsmål. Det är dock OEM INTERNATIONAL AB som ytterst har ansvaret för distributionen. Pressmeddelanden ska finnas tillgängliga på OEM INTERNATIONAL ABs webbplats så snart de publicerats.
Finansiell information ska godkännas av OEM INTERNATIONAL ABs styrelse före publicering. Delårsrapporter publiceras kvartalsvis, bokslutskommuniké och årsredovisning publiceras en gång om året. Dessa beslutas av OEM INTERNATIONAL ABs styrelse före publicering och distribution.
Årsredovisningen ska inte innehålla insiderinformation som inte tidigare har offentliggjorts. Årsredovisningen ska undertecknas av styrelsen och CEO och befattningen ska framgå intill varje namn. Undertecknarna lämnar därmed en försäkran om att koncernredovisningen och årsredovisningen har upprättats i enlighet med de internationella redovisningsstandarder som avses i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1606/2002 av den 19 juli 2002 om tillämpning av internationella redovisningsstandarder respektive god redovisningssed och ger en rättvisande bild av Bolagets ställning och resultat samt att förvaltningsberättelsen ger en rättvisande översikt över utvecklingen av Koncernens och Bolagets verksamhet, ställning och resultat samt beskriver väsentliga risker och osäkerhetsfaktorer som Bolaget respektive de företag som ingår i Koncernen står inför.
Halvårsrapport ska undertecknas på samma sätt som årsredovisningen och med angivande av befattning. Undertecknarna ska lämna en försäkran att halvårsrapporten ger en rättvisande översikt av Bolagets och Koncernens verksamhet, ställning och resultat samt beskriver väsentliga risker och osäkerhetsfaktorer som Bolaget och de bolag som ingår i Koncernen står inför.
Bokslutskommunikén ska innehålla uppgifter om föreslagen utdelning, planerad dag för årsstämman samt information om var och när årsredovisningen kommer att vara tillgänglig för allmänheten.
Delårsrapporter och bokslutskommuniké ska offentliggöras inom 2 månader från räkenskapsperiodens utgång. Årsredovisning och revisionsberättelse ska offentliggöras före april månads utgång, dock senast tre veckor före årsstämman.
Inom sex månader från utgången av varje räkenskapsår ska aktieägarna i OEM INTERNATIONAL AB hålla årsstämma. Kallelse till årsstämma ska offentliggöras i Post- och Inrikes Tidningar samt genom pressmeddelande och på Bolagets webbplats senast när kallelse sänts till Post- och Inrikes Tidningar. Annons om att kallelse har skett ska införas i Svenska Dagbladet.
Tre veckor före årsstämman ska styrelsen ha avlagt sin redovisning om den utvärdering om ersättningar som krävs enligt Koden. Rapporten ska finnas tillgänglig på webbplatsen.
Efter stämmans avslutande ska Bolaget så snart som möjligt offentliggöra en stämmokommuniké med beslut och överväganden från bolagsstämman, om inte ett beslut är av mindre betydelse.
OEM INTERNATIONAL AB ska ha en egen modul på Bolagets webbplats för bolagsstyrningsfrågor, där all offentliggjord information från Bolaget till aktiemarknaden sedan minst fem år tillbaka i tiden ska finnas tillgänglig, om inte särskilda skäl föreligger. Finansiella rapporter och bolagsstyrningsrapporter ska finnas tillgängliga på webbplatsen under minst tio år efter offentliggörandet.
CFO ansvarar för att webbplatsen hålls uppdaterad och beskriver Koncernens verksamhet på ett korrekt och aktuellt sätt.
Årsredovisningar, prospekt och annan väsentlig information som distribuerats eller hållits tillgänglig för aktieägare ska, om inte särskilda omständigheter föreligger, snarast göras tillgänglig på Bolagets webbplats. Förutom pressmeddelanden och rapporter, ska enligt Koden publiceras uppgifter om:
Finansiell kalender ska publiceras (normalt på webbplatsen). Kalendern ska innehålla datum då Bolaget förväntas offentliggöra bokslutskommuniké och delårsrapporter, datum för årsstämman, när årsredovisningen avses publiceras samt om möjligt datum för utbetalning av utdelning.
OEM INTERNATIONAL AB ska på alla nivåer hantera känslig information på sådant sätt att risken för läckage minimeras. Bolaget jobbar enligt följande:
Om rykten sprids eller misstanke uppstår att information läcker, ska OEM INTERNATIONAL AB noggrant undersöka innehållet i den information som cirkulerar. I förekommande fall ska börsen informeras och pressmeddelande sändas ut snarast möjligt. Bolaget ska alltid redovisa de faktiska förhållandena. Grundprincipen är att OEM INTERNATIONAL AB aldrig kommenterar rykten på marknaden. Om ryktesspridning bedöms som skadlig för verksamheten kan Bolaget dock välja att lämna klargörande och förtydligande information.
Vid förberedelser inför viktiga beslut ska alltid underlag till ett pressmeddelande förberedas.
Krishantering
Uppstår kriser som kan tänkas påverka OEM INTERNATIONAL ABs värde och/eller förtroende negativt är det alltid CEO som avgör mediestrategin. Bolaget ska kontakta börsen för råd. Det är då lämpligt att CEO sammankallar en ”krisgrupp” där CEO och CFO alltid ingår. Informationen ska koordineras med Bolagets styrelse.
Det bör då avgöras om en eventuell ”pressjour” för den aktuella frågan ska upprättas. Interninformation bör gå ut omedelbart och för detta ansvarar CEO. Frågor som behandlas på detta sätt bör alltid utvärderas internt när den är avslutad så att beredskapen hela tiden kan förbättras.
Information till anställda inom OEM INTERNATIONAL AB ska ha hög prioritet och en hög grad av öppenhet ska tillämpas. Målet är att höja medarbetarnas kunskap och ge dem möjlighet att ge sin syn på verksamheten. Ytterst handlar det om avvägning mellan öppenhet, förtroende och risk, vilket måste avvägas från fall till fall.
En bra intern kommunikation förbättrar Bolagets möjligheter att uppnå sina mål. Personalens motivation och förmåga att fullgöra sina arbetsuppgifter ökar. Det är särskilt viktigt tvärs genom organisationen och mellan enheterna. Ledande befattningshavare är viktiga föregångare och förebilder i detta löpande arbete. Det är dock alltid den enskilde medarbetarens skyldighet att själv aktivt hålla sig tillräckligt informerad för att kunna sköta sina arbetsuppgifter.
All intern information måste ta hänsyn till noteringsavtalet och MAR (Market Abuse Regulation), vilket kan medföra begränsningar i interninformationens omfattning. All information kan inte heller förmedlas till alla medarbetare på grund av MAR, konkurrensskäl och sekretess.
Målet ska vara att information aldrig ska nå anställda via media, utan anställda informeras parallellt med media och aktiemarknaden.
Informationspolicyn antagen av Styrelsen 2024-08-23